Софтуер по поръчка или готово решение: как да изберете

Готовият софтуер е по-изгоден, когато процесът ви е стандартен: фактури, оферти и сделки в CRM, онлайн записване на часове, магазин с обикновен каталог и количка. Такава програма тръгва за дни, доставчикът следи закона и сигурността, а обновленията влизат в абонамента. Там, където хиляди фирми работят по един и същ начин, софтуерът по поръчка трудно печели.

Фактурите са най-нагледният пример. Планът „Бизнес“ на inv.bg стига за 1000 фактури месечно и 25 служители и струва 28 € на месец с ДДС, тоест 336 € годишно. Най-евтината първа версия на софтуер по поръчка, която открих в публичните ценоразписи, е от 2000 €. Дори ако тази цена е с ДДС, с нея се плащат близо шест години абонамент, а собствената програма още не е издала първата си фактура. А inv.bg вече изнася данни към Microinvest Делта, „Ажур“, „Бизнес навигатор“ и „Плюс Минус“ и има REST API за връзка с други системи (inv.bg). Програма по поръчка трябва да догони всичко това, преди да спести първото си евро.

По данни на НСИ за 2025 г. CRM софтуер ползват 10,4% от фирмите с 10 до 49 заети (НСИ). Почти девет от десет такива фирми работят без CRM. За тях първата крачка е готов продукт. Няколко месеца работа в него показват кои полета хората наистина попълват и къде програмата им пречи, а това е най-доброто задание за софтуер по поръчка по-късно.

Магазинът с обикновен каталог е същият случай. Shopify и CloudCart са правени точно за него. Колко струват на месец при 100 поръчки, сметнах в статията за изработка на онлайн магазин.

Софтуер по поръчка си струва, когато работата ви не прилича на ничия друга, когато няколко програми трябва да си разменят данни, когато таксите на потребител растат с екипа, когато данните трябва да стоят при вас или когато софтуерът е продуктът, който продавате. Всеки от петте случая стига, за да седнете да смятате.

Най-силният случай е процесът, който ви отличава от конкурентите. Готовият софтуер е правен за средния клиент и рано или късно ви кара да работите като него. Обходните пътища личат веднага: поле „Бележки“, в което се пише всичко важно, и таблица в Excel до CRM системата за всичко останало.

Вторият е препечатването. Поръчката идва от сайта, влиза на ръка в склада, после във фактурите, после в таблицата на счетоводителя; на всяка от трите стъпки някой преписва едни и същи имена, адреси и суми, които трябва да съвпаднат до цент. Когато три системи трябва да видят едно и също число, сравнете цената на програма, която ги свързва, с часовете препечатване за година.

Третият е таксата на потребител. Pipedrive струва от 14 до 79 € на месец за всеки потребител при годишно плащане, без ДДС (Pipedrive). Всеки нов служител с достъп вдига сметката, а собствената система не пита колко души влизат в нея.

Остават данните и продуктът. Данните, които не бива да излизат от фирмата, могат да стоят в собствена база с пълен достъп, на сървър по ваш избор. Когато пък софтуерът е самият продукт, чуждата платформа решава какво можете да продавате. Riomera, която изградихме, е точно такъв случай: двуезична платформа за здраве с платени абонаменти, където профилите и плащанията са бизнесът.

Според публичните цени на български студиа към 10 септември 2026 г. първа версия на софтуер по поръчка, която върши един работен процес, струва 2000 – 12 000 € и е готова за 4 – 10 седмици. Система с няколко модула, роли и връзки към счетоводство, банки или куриери струва 8000 – 25 000 € и отнема 2 – 4 месеца.

Долната граница е на студио, което предлага първа версия от 2000 € за 4 – 6 седмици. Второ студио обявява 5000 € и 4 – 8 седмици за един процес, а за няколко свързани модула 10 000 – 25 000 € и 2 – 4 месеца. Трето дава 3000 – 12 000 € за приложение с профили и база данни и 8000 – 25 000 € за приложение с интеграции, което отнема 8 – 16 седмици.

Разликите идват от ставката и от броя часове. Третото студио посочва 40 – 80 € на час за програмист в София, а една фирма за уеб програмиране таксува от 48 до 85 € за всеки започнат час. Система за 15 000 € при 40 – 80 € на час е от около 190 до 375 часа работа: малко над месец за един програмист на пълен работен ден при горната ставка и над два месеца при долната, ако никой не променя заданието по пътя. Ако офертата не казва за кои модули са тези часове, питайте.

След пускането идва поддръжката. При същите студиа за нея има два модела: 10 – 20% от цената на изработката годишно или месечен договор от 200 € с време за реакция до четири часа. Какво точно вдига цената в една оферта, обяснява страницата ни за софтуер по поръчка.

За пет години Pipedrive Premium струва 35 400 € за 10 потребители и 70 800 € за 20, без ДДС. Собствена система струва 18 000 – 45 000 € за същия период, ако изработката е 10 000 – 25 000 €, а поддръжката и хостингът – по 20% от нея всяка година след първата.

При 10 потребители абонаментът е по-евтин през първата година и остава в диапазона на собствената система до края на петата. При десет души сметката за места не е достатъчна причина за собствена система. Причината е процесът.

При 20 потребители картината се обръща.

Още през третата година абонаментът минава горната граница на собствената система, а в края на петата я надхвърля с 25 800 €. Планът променя сметката колкото и броят на хората: на Growth, по 39 € за потребител, същите 20 души плащат 9360 € годишно и минават горната граница чак през петата година (46 800 € срещу 45 000 €).

Сравнението е честно само ако ви трябва малка част от Pipedrive. Абонаментът идва с над 500 готови интеграции, синхронизация с пощата и автоматизации, писани за средния клиент. Собствената система тръгва от процеса ви и говори точно с програмите, които ползвате; следващата връзка се добавя, когато потрябва. Отбележете си кои от тези 500 интеграции ще ползвате през първата година.

Едно число в сметката не го дава никой ценоразпис: цената на абонамента след третата година. Таблицата я държи постоянна. Ако доставчикът я вдигне, собствената система се изплаща по-рано, а ако пусне по-евтин план, който ви стига, по-късно. Затова гледам на петгодишната сметка като на диапазон и я смятам наново преди всяко подновяване.

Между абонамента и собствената система стои автоматизацията: готовите програми остават, а платформа като n8n, Make или Zapier прехвърля данните между тях през API. n8n започва от 20 € на месец при годишно плащане за 2500 изпълнения и не таксува на потребител, а Make има безплатен план до 1000 кредита месечно.

Когато проблемът е, че две програми не си говорят, започвам с автоматизация. Нова поръчка в магазина отваря сделка в CRM, платената фактура сменя статуса ѝ, а таблицата на счетоводителя се попълва сама.

Границата на този път се вижда рано. Цената расте с броя изпълнения, тоест с всяка нова поръчка, а всеки сценарий е малка програма, която някой трябва да поддържа. Когато сценариите станат повече от програмите, които свързват, вече имате софтуер по поръчка, само без документация.

Платформа без код като Airtable е другият среден път: таблица с формуляри и прости автоматизации, която човек с усет към Excel сглобява сам. Airtable обаче таксува всеки, който може да редактира, а достъпът само за четене е безплатен (Airtable), така че сметката от таблицата по-горе важи и тук.

Проект по поръчка започва с най-малката версия, която върши един процес от край до край, и расте на стъпки. Първата версия тръгва след 4 – 10 седмици, хората работят с нея и всяка следваща стъпка идва от реалната им работа, не от догадките на първата среща.

Първо пиша частта, която днес изяжда най-много часове ръчна работа, а отчетите, ролите и таблата оставям за по-късно, когато има данни за тях. Ако хората ще работят на терен от телефона, погледнете и колко струва мобилно приложение. Ако програмата трябва да работи и когато няма интернет, пътят е друг: програма за Windows по поръчка.

Направихме Dekloro за една-единствена работа: да превърне отчета на брокера (Revolut, Trading 212 или Binance) в редовете за печалби, дивиденти и крипто, които влизат в годишната данъчна декларация. Всяка продажба се смята срещу най-старите покупки (FIFO), а всяка сделка се превалутира в евро по курса за своята дата. Ползват го инвеститори и счетоводителите им: едните подписват декларацията, другите я проверяват.

Задачата събира наведнъж белезите, заради които си струва собствена програма. Правилата идват от българския данъчен закон. Всеки брокер подрежда отчета си по свой начин. Резултатът трябва да се проследи до реда в отчета, защото под него някой се подписва. В таблица това става за двайсет сделки; при няколкостотин една сгрешена дата на курса стига до сбора, без никой да я забележи.

Паролата за брокера не му трябва: Dekloro работи само с файла, който потребителят сам сваля. И смята, без да съветва; данъчният съвет остава работа на счетоводителя.

Ако задачата ви има същите белези (правила от закон или от бранша ви, чужди файлове на входа и резултат, под който някой се подписва), тя е добър кандидат за софтуер по поръчка.

И при абонамент, и при софтуер по поръчка трябва да имате писмено как излизате с данните си: пълен износ в отворен формат. При софтуера по поръчка се добавят права върху кода и документация, с която друг програмист може да продължи. Износът ви пази от доставчика, правата – от спор със студиото, а документацията – от деня, в който програмистът го няма.

При абонамента тествайте износа още в пробния период. Pipedrive дава 14 дни пробен достъп, а при износ сделките, контактите, бележките и дейностите излизат в отделни файлове, в CSV или Excel (Pipedrive). Отворете самите файлове: бутонът за износ не казва какво е изпуснал. Помага и законът. От 12 септември 2025 г. Актът за данните на ЕС задължава доставчиците на облачни услуги, включително абонаментния софтуер, да ви пуснат при друг доставчик: предизвестието е най-много два месеца, преходът – до 30 дни (до седем месеца, ако доставчикът обоснове, че по-бързо технически не може), а след него имате поне 30 дни да изтеглите данните си (чл. 25). До 12 януари 2027 г. таксата за смяна не може да надхвърля преките разходи на доставчика по нея, а след тази дата отпада изобщо (чл. 29).

При софтуера по поръчка регламентът помага по-малко. Чл. 31 освобождава услугите, разработени специално за един клиент, от забраната за такси при смяна, така че условията за излизане трябва да са записани в договора. Там трябва да пише и чий е кодът: чл. 42 от Закона за авторското право и сродните му права оставя авторското право върху поръчаната програма у автора ѝ, освен ако договорът предвижда друго. Кои клаузи да поискате, описвам в статията за договора за изработка на сайт; те важат и за софтуер.

Документацията се проверява най-лесно от трите. Тестът ми е прост: друг програмист трябва да пусне проекта на своя компютър за един работен ден само с нея и да качи малка промяна до края на седмицата. В нея трябва да пише как се пуска и обновява програмата, къде работи, кои външни акаунти ползва и как е подредена базата данни.